Software für Mietwerkstatt — Hebebühnen sekundengenau abrechnen, Kasse TSE-konform

Vier Hebebühnen sind belegt. Ein Kunde fragt nach dem Bremsenreiniger, ein anderer steht am Tresen und will jetzt zahlen, am Telefon meldet sich der Übernächste. Dazwischen sollen Sie mit Excel, Quittungsblock und Kopfrechnen den Überblick behalten: Stundensätze, Werkzeug-Aufschläge, Entsorgungspauschale, der Rabatt für den Stammkunden, und alles davon auf dem richtigen Auto.

Für diesen Betriebsalltag ist Hobbywerkstatt Manager gebaut.

Warum eine spezialisierte Software statt Excel oder generischer Werkstatt-Software?

Die meisten Betreiber von Mietwerkstätten starten mit Excel oder einer einfachen Zettelwirtschaft. Nach ein paar Monaten zeigt sich, dass die Vermietung von Hebebühnen andere Anforderungen stellt als die klassische KFZ-Werkstatt. Klassische KFZ-Werkstatt-Software ist auf Auftragsabwicklung ausgelegt: Auftrag anlegen, Mechaniker stempelt Arbeitszeit, Rechnung mit Stundensatz × Arbeitsstunden + Material. In der Mietwerkstatt läuft es umgekehrt. Der Kunde stempelt, indem er die Hebebühne mietet, und der Stundensatz ist die Miete der Hebebühne, nicht die Bezahlung eines Mechanikers.

Daraus ergeben sich Anforderungen, die generische Software nicht erfüllt:

• Sekundengenaue Laufzeit pro Hebebühne mit Start/Stop, nicht nur volle Stunden.
• Parallelbetrieb mehrerer Mietvorgänge zur gleichen Zeit (typisch 4–6 Hebebühnen, einzelne Betriebe bis 30).
• Werkzeugverleih als optionales Add-on zur Hebebühnen-Miete, wahlweise zum Festpreis oder zeitbasiert.

Funktionsumfang im Detail

Hebebühnen-Verwaltung & Abrechnung

Jede Hebebühne ist im System als eigene Karte abgebildet. Per Klick starten Sie die Vermietung (T0 wird sekundengenau gespeichert), per Klick beenden Sie sie. Die Software berechnet die Mietzeit, addiert Werkzeugmieten und Verbrauchsmaterial und erzeugt eine fertige Kostenaufstellung. Beim Abschluss können Sie einen Rabatt als Freibetrag eintragen; er erscheint als eigene Position auf dem Beleg. Das Drag-and-Drop-Layout passt sich Ihrer Werkstatt an: Sie ordnen die Hebebühnen-Karten so an, wie die Bühnen in Ihrer Halle stehen. Im Alltag findet Ihr Mitarbeiter die richtige Karte damit deutlich schneller.

Ein zukünftiges Hardware-Modul (ESP32-Sensoren am Hebebühnen-Druckluftkreis) erkennt, wann eine Hebebühne belastet ist, und startet die Vermietung selbst, sobald ein Kunde die Bühne belegt. Am Tresen muss dafür niemand klicken. Bis ein Mitarbeiter den Vorgang übernimmt, läuft die Vermietung im Status „Hebebühne belegt“. Mit der Übernahme entsteht ein TSE-signierter Beleg über den Vorgangsbeginn, sodass der Prüfpfad lückenlos bleibt.

Werkzeug- und Materialverleih

Werkzeuge legen Sie einmal mit Festpreis (z. B. „Reifenwuchtmaschine 5 €“) oder zeitbasiertem Tarif an. Bei der Vermietung wählt der Mitarbeiter per Klick die genutzten Werkzeuge aus, beim Beenden landen sie automatisch auf der Endabrechnung. Niemand muss nachrechnen, und kein Zuschlag geht vergessen. Verbrauchsmaterial (Bremsenreiniger, Entsorgungspauschale, Reifenwechsel-Wuchten) tragen Sie als Freitext-Artikel direkt beim Bezahlen ein.

Kassenmodul — BSI-zertifizierte Cloud-TSE von fiskaly

Die Kasse erfüllt die Anforderungen aus §146a AO, der KassenSichV und den GoBD. Als zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) nutzen wir die BSI-zertifizierte Cloud-TSE von fiskaly (zertifiziert bis 2033). Sie ist im Kassenmodul für €20/Monat enthalten, ohne Hardware-Stick und ohne Akkuwechsel; auch das Ablaufdatum der TSE müssen Sie nicht selbst im Blick behalten. Jeder Beleg wird signiert, die Belegausgabepflicht deckt die Software per Druck oder digital ab, und die Kartenzahlung läuft über das integrierte SumUp Solo Kartenterminal direkt aus dem Bezahl-Dialog. Detail dazu unter Kasse für Hobbywerkstatt.

DSFinV-K-Export & Programmierprotokoll

Wenn der Prüfer für eine Kassennachschau nach §146b AO erscheint, exportieren Sie das DSFinV-K-Format auf Knopfdruck, die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung in der aktuellen Version. Stammdaten-Änderungen (Stundensatz, MwSt., TSE-Status) dokumentiert die Software automatisch als Programmierprotokoll nach §146a AO i.V.m. GoBD: hash-verkettet und täglich signiert, damit nachträgliche Eingriffe erkennbar bleiben. Auch die Aufbewahrungspflicht nach §147 AO läuft im Hintergrund mit, getrennt nach Datenkategorie (Belege und Tagesabschlüsse 8 Jahre seit 01.01.2025, Bücher und Verfahrensdokumentation 10 Jahre).

Für welche Werkstatt-Typen geeignet

Die Software ist auf folgende Geschäftsmodelle zugeschnitten:

• Klassische Mietwerkstatt: Vermietung von Hebebühnen an Privatkunden, oft mit Werkzeugleihe.
• Hobbywerkstatt / Selbsthilfewerkstatt: gleicher Mechanismus, meist mit mehr Stammkunden.
• Freie KFZ-Werkstatt mit Vermietungs-Standbein: freie Werkstatt, die nebenher Hebebühnen vermietet.
• Reifen- und Felgenwerkstatt mit Selbermacher-Angebot: Wuchtmaschine, Auswuchten und Druckluft auf Stundenbasis.

Nicht geeignet ist die Software für reine Voll-Service-KFZ-Werkstätten ohne Vermietungs-Angebot. Wer beides macht (Voll-Service + Mietbetrieb), nutzt Hobbywerkstatt Manager für den Mietbetrieb-Teil und behält seine bestehende Werkstatt-Software für die Reparatur-Aufträge.

Mehrere Werkstätten in einem Konto

Wenn Sie zwei oder mehr Standorte betreiben, legen Sie pro Standort eine eigene Werkstatt im selben Konto an. Jede Werkstatt hat ihre eigenen Hebebühnen, eigene Module (z. B. das Kassenmodul nur am Hauptstandort), eigene Mitarbeiter und eigene Stammdaten. Die Abrechnung läuft trotzdem gebündelt: eine Stripe-Rechnung pro Monat für alle Standorte.

Mitarbeiter-Logins mit Rollen

Sie erstellen Logins für Ihre Angestellten mit klar getrennten Berechtigungen. Standard-Mitarbeiter sehen Hebebühnen, Kasse und Tagesgeschäft, aber weder Umsatzdaten noch die Stripe-Abrechnung, und Stammdaten ändern sie nicht. Eine Manager-Rolle vergeben Sie, wenn ein Standortleiter mehr Befugnisse braucht. Stammdaten ändern, Tarife wechseln und Mitarbeiter anlegen bleibt bei Ihnen.

Was unterscheidet uns von generischer Werkstatt-Software?

Es gibt im DACH-Markt rund 200–400 spezialisierte Mietwerkstätten und Hobbywerkstätten, gegenüber rund 22.000 freien KFZ-Werkstätten. Klassische Werkstatt-Software richtet sich an die zweite Gruppe und behandelt Vermietung entweder gar nicht oder als Randfunktion mit nachgelagerter Rechnungsschreibung. Wir bauen ausschließlich für den Mietwerkstatt-Ablauf:

• Hebebühne als Verrechnungseinheit, nicht Mechaniker-Stunde: das steckt im Datenmodell und ist keine bloße Umbeschriftung der Oberfläche.
• Parallel-Betrieb auf einem Bildschirm: Sie sehen alle Vermietungen gleichzeitig.
• Sekundengenaue Abrechnung, weder auf volle Stunden noch auf angefangene Halbstunden gerundet.
• TSE-Pflicht aus Sicht der Mietwerkstatt: Wir kennen die Belegtypen für Bestellung, Beleg, Storno und Rabatt im Vermietungs-Kontext.
• Preismodell pro Hebebühne statt pro Mitarbeiter, passend zur tatsächlichen Geschäftsgröße.

Preise & Einrichtung

Im Monatstarif kostet eine Hebebühne €49/Monat bei monatlicher Kündbarkeit. Im Jahresvertrag, bei dem die Mehrheit unserer Kunden landet, sind es €39/Monat bei 12 Monaten Mindestlaufzeit. Großkunden ab 15 Hebebühnen erhalten einen Individualtarif. Das Kassenmodul kostet zusätzlich €20/Monat (BSI-zertifizierte Cloud-TSE inklusive), die Analysen €25/Monat. Eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht. Detail unter Preise.

Einrichtung Schritt für Schritt: Konto erstellen → Werkstatt anlegen → Hebebühnen anlegen → Stundensatz eintragen → Mitarbeiter-Logins (optional) → erste Vermietung starten. Realistisch sind 5–15 Minuten bis zur ersten verrechneten Vermietung. Die 14-tägige Testphase läuft ohne Funktionslimits.

Häufige Fragen

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Externe Quellen

• §146a AO Gesetzestext (Ordnungsvorschrift für elektronische Aufzeichnungssysteme)
• BMF — GoBD-Schreiben (Fassung vom 14.07.2025, PDF)